Le télésecrétariat est un service qui propose les mêmes travaux qu’un secrétariat, mais à distance. Depuis l’apparition de ce service, de nombreuses entreprises ont abandonné l’idée d’instaurer un secrétariat en interne. Ils ont pris conscience des nombreux avantages d’avoir recours à un télésecrétaire. Cette solution est en effet nettement plus avantageuse. Découvrez dans cet article les diverses raisons pour lesquelles vous aussi, vous devez songer à externaliser votre secrétariat.
Pour être joignable en permanence
En optant pour l’externalisation de votre secrétariat, votre entreprise restera toujours joignable. Un télésecrétariat s’occupera de répondre à tous vos appels entrants même en dehors de vos horaires habituels d’ouvertures. Ce qui est l’idéal, car vos clients travaillent également, de ce fait, ils sont souvent occupés la journée et ne pourront vous contacter qu’en fin d’après midi ou les week-ends.
De plus, certains services de télésecrétariat à Madagascar ou autre entreprise extraterritoriale proposent même une assistance permanente (24 h/24 et 7 j/7) si besoin est. Vous ne raterez alors plus aucun appel de vos clients. Ce qui vous vaudra une meilleure relation client.
Pour obtenir les services de professionnels
Un service de secrétariat à distance met à votre disposition des télésecrétaires formés et qualifiés. En effet, pour pouvoir exercer le métier de télésecrétaire, il faut au préalable avoir suivi une formation. Dans les entreprises de télésecrétariat, ils sont d’ailleurs formés continuellement afin d’être le plus efficaces possible.
En externalisant votre secrétariat, vous bénéficierez alors des compétences d’agents spécialisés dans le domaine du télésecrétariat. De plus, les entreprises de télésecrétariat disposent de ressources matérielles de pointe pour vous assurer des prestations de qualité.
Par ailleurs, pour vous satisfaire au mieux, un service de secrétariat externalisé vous informera en temps et en heure du travail qu’il effectue pour votre compte. Ainsi, vous pourrez leur demander des adaptations quant à leur travail si c’est nécessaire.
Les télésecrétaires sont également soumis au secret professionnel. Vous n’avez donc aucune crainte à avoir concernant la confidentialité des informations relatives à votre entreprise. Ces dernières seront conservées en toute sécurité et aucune d’elles ne sera divulguée à quiconque. Vous pourrez leur confier vos projets en toute confiance.
Pour réduire considérablement vos dépenses
Un service de télésecrétariat vous fera faire des économies. Tout d’abord, vous n’aurez plus à embaucher des secrétaires en interne. Ainsi, vous serez dispensé de payer des salaires fixes chaque mois et de toutes les contraintes liées à l’embauche tel que les congés payés, prévoyance sociale, etc. Vous n’aurez qu’à régler une facture qui vous sera envoyée par le service de télésecrétariat.
De plus, en comparaison avec un secrétariat en interne, les tarifs d’un service de télésecrétariat sont plus avantageux. Effectivement, vous payerez ce dernier en fonction du volume réel d’appel qu’il effectue pour votre compte tandis qu’un secrétaire en interne percevra toujours un salaire fixe.
Parallèlement, vous n’aurez plus à investir dans du matériel bureautique et afférent pour des secrétaires en interne. Une entreprise de télésecrétariat a déjà dans ses bureaux tout le nécessaire pour que les télésecrétaires exécutent leur mission.
Mais encore, vous ne serez plus confronté au manque de personnel dû aux congés, arrêts maladie ou autres. Des agents disponibles de suite seront mis à votre disposition.
Pour être plus libre
L’externalisation de votre secrétariat ne vous soumet à aucune formalité administrative. Tout ce que vous aurez à faire c’est de signer un contrat avant le début de votre partenariat avec l’entreprise de télésecrétariat que vous avez choisi.
Vous ne serez pas non plus soumis à un engagement de durée. Vous êtes libre de faire appel à leur service comme bon vous semble, et ce, en fonction des besoins de votre entreprise. Ou vous pouvez tout simplement choisir le forfait qui vous convient (50 appels pour un mois par exemple).