Votre espace d’accueil est le premier point de contact des visiteurs du bureau. En tant que tel, il occupe un rôle clé dans la création d’une impression positive de votre entreprise. Alors que de nombreux bureaux se tournent vers la réception numérique, de nombreuses entreprises ont encore une personne à la réception pendant au moins une partie du temps. Cette personne devient inévitablement le visage et la voix de votre entreprise chaque fois qu’un invité arrive. Étant donné l’importance du rôle, il est important de trouver la meilleure personne pour le poste, et l’aider à faire le travail dans de bonnes conditions.
Assurez-vous de couvrir les bases
Ce sont les tâches typiques d’une hôtesse qui vous viennent à l’esprit, telles que :
- Accueillir les clients et les mettre en contact avec le bon personnel
- Gérer le trafic des visiteurs
- Répondre et diriger les appels téléphoniques
- Assurer les procédures de sécurité des visiteurs (registres des invités, badges visiteurs, etc.)
Lors de la création d’une description de poste d’hôtesse, la première étape consiste à s’assurer que toutes ces bases sont couvertes.
Personnalisez la description de poste selon vos besoins
Généralement, l’hôtesse finie par faire bien plus que ces tâches de base. Beaucoup sont également responsables des tâches administratives, des projets spéciaux et du soutien aux cadres individuels. C’est ici que vous devrez ajuster la description du poste de l’hôtesse pour l’adapter à vos besoins uniques. Vous pouvez également faire appel à une agence d’hôtesse évènementiel pour trouver la personne qu’il vous faut.
Lorsque vous recrutez une réceptionniste, associez les compétences dont elle aura besoin à la description de poste que vous avez créée. Cela devrait inclure les compétences techniques et les compétences générales nécessaires. De nombreuses descriptions de poste de réceptionniste incluent des compétences telles que :
- Communication écrite et verbale
- Connaissance du logiciel
- Attention au détail
- La flexibilité
- Gestion du temps
- Organisation
- Multitâche
- Professionnalisme
Capitaliser sur les compétences et les atouts de votre hôtesse
Une fois que vous avez embauché une hôtesse, encouragez-la à capitaliser sur leurs compétences et leurs talents particuliers. Cela pourrait signifier peaufiner la description de poste pour mettre en valeur les points forts de votre hôtesse au fil du temps. Par exemple, si votre hôtesse est adepte des médias sociaux, vous voudrez les intégrer à votre stratégie et à votre exécution en matière de médias sociaux. Cette stratégie peut être rentable à la fois pour votre hôtesse et votre entreprise.
Pour une efficacité maximale, automatisez là où vous le pouvez
La plupart des entreprises automatisent au moins certaines tâches bureautiques quotidiennes dans des domaines tels que la comptabilité, la sauvegarde des données et les médias sociaux. L’automatisation améliore non seulement la précision et la vitesse, mais augmente également la productivité et les bénéfices. Votre front office ne fait pas exception. Même si vous avez une hôtesse, envisagez d’automatiser certaines des tâches de réception les plus subalternes, telles que l’enregistrement, l’impression et la notification des employés.